ToDo Listen werden von Experten des Zeitmanagements sehr gespalten betrachtet. Gibt es auf der einen Seite die Leute, die nichts besseres kennen, um produktiver zu werden, so gibt es genauso viele Kritiker, die ganz stark gegen ToDo Listen argumentieren.
Ich selbst habe viel mit ToDo Listen experimentiert. Was dabei für mich funktioniert hat und was nicht und, ob ich dadurch wirklich produktiver geworden bin, erfährst Du hier!
Wie funktioniert eine ToDo Liste?
Viele Leute lieben ToDo Listen und schwören auf die dadurch resultierende Produktivitätssteigerung. Doch was steckt eigentlich dahinter?
Eine ToDo Liste ist eine Auflistung von Aufgaben (Aufgabenliste) entweder für einen Tag, eine Woche oder ein bestimmtes Projekt. Dabei notiert man sich jeden Task, der erledigt werden soll.
Die Visualisierung soll dabei helfen, dass man keine wichtigen Aufgaben vergisst und einen Leitfaden besitzt, um Aufgaben schnell und direkt abzuarbeiten. Ist eine Aufgabe erledigt wird diese durchgestrichen oder abgehakt.
Der sichtbare Fortschritt auf der aufgeschriebenen ToDo Liste sorgt für zusätzliche Motivation, die komplette Liste für den gewählten Zeitraum zu erledigen.
If you fail to plan, you are planning to fail!
Wir wissen bereits, dass man ohne einen Plan seine Ziele nicht oder sehr schwer erreichen kann. Bei einer ToDo-Liste handelt es sich dabei nicht um einen richtigen Plan einem bestimmten Ziel näher zu kommen, sondern stellt in den meisten Fällen die Aufgabensammlung für den gesamten Tag übergreifend für alle Projekte dar.
Durch die Erstellung der täglichen ToDo Liste muss man jedoch seine Projekte genau voraus planen, um überhaupt zu erledigende Aufgaben identifizieren zu können.
So hilft eine ToDo-Liste im Laufe ebenfalls den Plan für ein Ziel weiter auszuarbeiten und seinen Zielen insgesamt näher zu kommen.
Die 1-3-5 Regel als beliebte ToDo-Liste
Im Laufe der Zeit haben sich unterschiedliche Modelle von ToDo Listen etabliert. Eine sehr beliebte Form der ToDo Liste ist die sogenannte 1-3-5 Regel.
Hierbei legt man sich auf seiner täglichen ToDo Liste eine Hauptaufgabe, drei mittelgroße Aufgaben und fünf kleinere Aufgaben fest.
Die Hauptaufgabe ist natürlich die wichtigste Aufgabe und hat mit Abstand die höchste Priorität. Diese Aufgabe sollte man am Besten zu Beginn des Tages direkt erledigen, wo die Energie und Motivation am Größten ist.
Zur Hauptaufgabe notierst Du Dir drei mittelgroße Aufgaben, die auch etwas Zeit in Anspruch nehmen können, jedoch schon weniger Priorität haben.
Unter den fünf kleinen Aufgaben können sich Task wie E-Mail checken und beantworten befinden.
Durch diese Strukturierung verhindert man eine überfüllte ToDo Liste, die nur zu einem kleinen Teil abgearbeitet wird.
Handschriftlich oder digital?
Bei der Erstellung von ToDo Listen hast Du heutzutage viele Möglichkeiten. Von handschriftlich bis hin zu speziellen ToDo- und Task-Management Apps hast Du viele Möglichkeiten Dir ToDo Listen zu erstellen.
Ich habe alles ausprobiert und finde, jedes hat so seine Vor- und Nachteile.
Gerade digital habe ich gemerkt, dass man sich schnell selbst betuppt und mittags schon Aufgaben von der Liste löscht, da man weiß, dass man diese im Laufe des Tages nicht mehr erledigt bekommt.
Das kann Dir bei einer per Hand geschriebenen Liste nicht so schnell passieren. Dafür hat die digitale Form den Vorteil durch Apps jederzeit bei Dir zu sein und Dich durch Push-Nachrichten sogar an Aufgaben erinnern kann.
Was für mich die perfekte Lösung ist erfährst Du weiter unten!
Warum ToDo Listen nicht funktionieren
So viele Fürsprecher von ToDo Listen existieren, so viele Kritiker gibt es jedoch auch. Es gibt sogar Studien, die herausgefunden haben, dass ToDo Listen zu Stress führen.
Das liegt daran, dass sich der Mensch viel intensiver an Dinge erinnert die unerledigt sind als solche die man bereits erledigt hat.
So plagen einen Abends und Nachts die Aufgaben, die man laut ToDo Liste nicht geschafft hat abzuarbeiten. Stress führt wiederum zu Demotivation und am Ende hat man durch die ToDo Liste nichts gewonnen.
Doch woran scheitern so viele Leute bei der ToDo Liste?
Die zwei Hauptgründe warum eine ToDo Liste nicht funktioniert sind folgende:
zu viele Aufgaben
Wer kennt es nicht. Am Abend plant man den nächsten Tag voraus und ist voller Vorfreude und Elan. Leider ist es bei einer normalen ToDo Liste sehr schwer einzuschätzen, was man zeitlich überhaupt erledigen kann.
Denn oft überschätzt man die Arbeitszeit, die man zur Verfügung hat, und unterschätzt kleine Zeitfresser die bei jedem Menschen täglich anfallen wie Pausen, Essen, Freizeit, Telefon, Emails, Meetings, Sport, etc.
Das Ergebnis sind ellenlange ToDo Listen von denen man abends gerade einmal ein Drittel abgearbeitet hat. Das führt wie erwähnt zu Stress und Demotivation.
nicht sichtbar
Der zweite Grund ist, dass man seine ToDo Liste nicht präsent und sichtbar bei sich hat. Man denkt somit gar nicht mehr an die Liste und fängt plötzlich Aufgaben an, die gar nicht geplant waren und eine viel geringere Priorität hatten.
Abends sitzt man wieder vor seiner ToDo Liste und merkt, dass man seinen Zielen nicht wirklich näher gekommen ist, da man wieder an vielen anderen (unwichtigeren) Aufgaben gearbeitet hat.
5 Tipps für eine funktionierende ToDo Liste
Um diesen und weiteren Fehlern vorzubeugen, solltest Du diese fünf Tipps in Deiner ToDo Liste unbedingt berücksichtigen, um den Erfolg der ToDo Liste zu garantieren:
1. Wähle das richtige Tool
Du musst für Dich selbst herausfinden, welche Art von ToDo Liste funktioniert und welche nicht. Hast Du lieber einen handschriftlichen Zettel zum Abhaken? Benutzt Du lieber eine App? Oder unsere Vorlage für die 1-3-5 Regel? Oder doch mein Kalender-Modell welches ich Dir weiter unten zeige?
Probiere verschiedene Systeme aus, passe sie gegebenenfalls an und benutze das, was Dir am meisten liegt!
2. Plane nur einen Tag im Voraus
Einer meiner größten Fehler in der Vergangenheit war es nicht nur eine ToDo Liste zu erstellen, sondern mehrere für die nächsten 7 bis 14 Tage im Voraus.
Planung ist gut, aber dabei sollten Meilensteine und Ziele geplant werden. Einzelne Aufgaben anhand einer ToDo Liste für viele Tage im Voraus zu planen ist unmöglich.
Oft ist dieser Zwang einer längeren Planung im Voraus nichts anderes als die Angst sofort mit den Aufgaben des aktuellen Tages zu beginnen. Viele Leute kommen so in einen richtigen Plan-Wahn und verplempern viele Stunden am Tag mit der Planung. Am Ende des Tages sind sie dann ganz verwundert, warum sie nichts von ihrer ToDo-Liste geschafft haben.
Und was muss man dann machen? Genau, neu planen. Denn die nächsten Tage sind ja jetzt nicht mehr richtig, da morgen ja noch die restlichen Tage von heute erledigt werden müssen. Man läuft so schnell in einen Teufelskreis.
Viele Aufgaben kommen zusätzlich sehr kurzfristig auf die Agenda, so dass eine langfristige ToDo Liste noch weniger Sinn macht.
Also denk dran immer nur einen Tag im Voraus planen!
3. Erstelle Deine ToDo Liste abends für den nächsten Tag
Wie im Punkt zuvor bereits erwähnt kann die Planung der ToDo Liste das eigentliche Abarbeiten dieser behindern. Um diesen Umstand gar keinen Raum zu lassen, ist es sinnvoll die ToDo Liste abends nach dem eigentlichen Arbeitstag den nächsten Tag im voraus zu planen.
Dadurch kannst Du am nächsten Tag sofort mit einer fertigen ToDo Liste in den Tag starten und musst Dir nicht lange Gedanken machen, mit welchen Aufgaben Du den Tag beginnst. So kann auch die Planung nicht viel von der begrenzten Arbeitszeit in Anspruch nehmen.
Darüber hinaus musst Du abends und nachts nicht mehr grübeln, was am nächsten Tag ansteht und kannst abends besser abschalten und schlafen.
4. Zerteile große Aufgaben in viele kleine
Ein weiterer Fehler, den viele Leute machen ist es eine große Aufgabe auf die ToDo Liste zu setzen, obwohl die Aufgabe aus vielen kleinen Teilaufgaben besteht. So ist es wieder schwer einzuschätzen wie lange man für die gesamte Aufgabe braucht.
Deswegen ist es sinnvoller lieber jede Teilaufgabe zu notieren. So kann man auch viel besser den Fortschritt sehen, wenn man zwischendurch immer wieder eine Teilaufgabe abhaken kann.
5. Gewichte Deine Aufgaben nach Priorität
Ein ganz wichtiger Punkt ist die Priorisierung von Aufgaben. Denn was passiert, wenn man einfach fünf verschiedene Aufgaben auf seiner ToDo Liste aufschreibt? Genau, man macht erstmal die Aufgaben, die einem Spass machen, aber wahrscheinlich gar nicht so wichtig sind.
Ungeliebte aber wichtige Aufgaben bleiben auf der ToDo Liste unerledigt und seinen Zielen kommt man nicht wirklich näher.
Also Aufgaben priorisieren und die wichtigste Aufgabe des Tages als erstes angehen, auch wenn Du auf diese Aufgabe am wenigsten Lust hast!
Die einzig wahre Lösung: Die Stundenplan-Kalender-ToDo-Liste
Eines vorweg. Die perfekte ToDo Liste für Dich ist die, welche für Dich funktioniert. Egal ob handschriftlich, per App, mit Farben, Abkürzungen oder sonstiges.
Ich weiß nur für mich, dass klassische ToDo Listen nicht hundertprozentig funktionierten.
Auch sehr erfolgreiche Personen setzen nicht auf eine klassische ToDo Liste. Viele erfolgreiche Personen, Spitzensportler und Milliardäre setzen auf eine Kombination aus Stundenplan, Kalender und ToDo Liste.
Das größte Problem der ToDo Liste ist wie bereits erwähnt die fehlende zeitliche Komponente. So kommt man schnell in die Versuchung viele Aufgaben auf die Tagesliste zu setzen, die bei einem Blick auf die verfügbare Zeit schon von Beginn an zum Scheitern verurteilt ist.
Dadurch sitzt man regelmäßig abends vor einer unerledigten ToDo Liste, welche Dich eher demotiviert und zu Stress führt.
Die Lösung: Die Stundenplan-Kalender-ToDo-Liste
Die Lösung ist relativ simpel. Anstatt seine ToDo Liste auf einem leeren Blatt ohne zeitlichen Bezug zu führen benutze ich einen Kalender.
Ich mache es zur Zeit digital mit dem Google Kalender. Diesen habe ich zum einen auf meinem Laptop und zum anderen als Widget auf meinem Smartphone direkt als Seite angelegt.
So habe ich alle Aufgaben immer im Blick und werde sogar an die nächste Aufgabe per Push-Notification erinnert. Dabei sind bestimmte Abläufe und Aufgaben wie in einem Stundenplan organisiert.
Die einzelnen Blöcke kann ich nun mit Aufgaben füllen. Beim Planen des nächsten Tages und der einzelnen Aufgaben wird man jetzt gezwungen einen zeitlichen Rahmen anzugeben.
Erst jetzt merkt man wie kurz doch so ein Tag ist und was für andere Zeitfresser wie Pausen, Essen, Einkaufen, Privates/Freizeit, etc. den Tag verkürzen wie man an meinem Beispiel-Tag erkennen kann.
Bis vor kurzen hätte ich wohl einfach drei Artikel für Preneur auf die Liste gesetzt und wäre abends enttäuscht gewesen, dass ich doch nur einen geschafft hätte.
Ich kann aus meiner Erfahrung nur sagen, dass die normale ToDo Liste nicht funktioniert hat. Immer wieder hatte ich völlig falsche Einschätzungen, was ich an einem Tag alles erledigen konnte.
So war meine Aufgabenliste oft mit einem Dutzend Bullet-Points versehen. Das führte abends zur Demotivation und dem nicht mehr Ernst nehmen der ToDo Liste.
Durch das Kalender-Modell habe ich viel mehr gelernt Zeit und Projekte besser zu planen und kann seitdem wesentlich besser einschätzen was man an einem Tag erledigen kann.
Meine Aufgaben sind immer noch ambitioniert getaktet. Aber das muss es ja auch, denn man will ja durch eine ToDo Liste mehr erledigt bekommen als ohne.
Was für eine ToDo Liste führst Du? Hast Du überhaupt eine und wenn ja nach welchem Modell? Und bringt Dir Deine ToDo Liste eine spürbare Produktivitätssteigerung? Lass uns an Deinen Erfahrungen teilhaben und berichte uns in den Kommentaren!
Schöne Zusammenfassung! Ich habe mir früher auch immer schwer getan mit ToDo Listen (meist over-engineered) und habe dann irgendwann die Pflege nicht mehr ernst genommen. Mittlerweile nutze ich eine ToDo Excel Vorlage auf Basis von Kanban. Das funktioniert bisher ganz gut.