„Make or buy“ – Das ist eine Entscheidung, vor der jeder Entrepreneur immer wieder steht.

Besonders wer keine Erfahrung im Web-Umfeld hat, ist sich schnell im Unklaren, was der beste Weg ist: Selbst Know-How aneignen oder auslagern?

Dazu kommt die Problematik, dass fast jeder Teilzeit- oder Vollzeit-Gründer nur wenig Kapital mitbringt und genau rechnen muss, ob und was für Tätigkeiten schon im frühen Stadium ausgelagert werden können.

IT-Outsourcing ins nahe oder ferne Ausland ist dabei die günstigste Alternative zum Selber-Machen.


IT-Outsourcing: Entspannt zurücklehnen ist nicht

Wer nun glaubt, eine kurze Liste seiner Anforderungen aufzustellen, einen Freelancer in der Ukraine zu kontaktieren und sich dann zurückzulehnen, ist auf dem Holzweg.

Outsourcing verlangt regelmäßige Kommunikation und Abstimmung – vor allem bei Unternehmensgründern ohne Erfahrung in dem ausgelagerten Bereich.

Viele Projekte sind schon komplett ins Wasser gefallen, weil auf regelmäßige Abstimmung kein Wert gelegt wurde.

Outsourcing Best Practice
Dieser Artikel beschreibt meine eigenen Erfahrungen.
 
Ich habe mehrjährig mit Nearshore Web- / Software-Agenturen zusammengearbeitet und bin Partner der Agentur OSTD Labs aus Russland.
 


 
Du hast ein Projekt und denkst über Outsourcing nach? Lass uns ins Gespräch kommen..

Gründen in Komponenten

Ein guter Unternehmer macht heutzutage nicht mehr alles selbst.

Wir leben in einer Zeit 100-prozentiger Arbeitsteilung und sollten diesen Umstand nicht nur nutzen, sondern ausreizen.

Professor und Entrepreneurship-Guru Günter Faltin (bekannt durch sein Buch „Kopf schlägt Kapital“) hat den Begriff „Gründen in Komponenten“ geprägt:

Als Unternehmer ist es Dein wichtigster Job, verschiedene Komponenten zu orchestrieren.

Viele Aufgaben müssen nämlich nicht inhouse erledigt und selbst gemacht werden.

Es klingt simpel. Aber auch heutzutage ist dieses „Mindset“ oft nicht vorhanden.

Vielleicht gehst Du die ersten Schritte noch alleine und legst einfach los.

Aber spätestens sobald diese erste Phase abgeschlossen ist und das Business skaliert werden soll, musst Du Tätigkeiten auslagern – das kann alles Mögliche sein: Webentwicklung, Marketing, Buchhaltung, Texte schreiben, Grafiken erstellen, Kundenbetreuung oder andere Dinge.

Die Web-Entwicklung und -gestaltung ist somit eine dieser Komponenten, wenn es nicht Dein Kerngeschäft ist.

Im Idealfall beschäftigst Du Dich fast nur noch mit Planung und Kontrolle.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Zusammenarbeit beim IT-Outsourcing mit dem Freelancer / dem Dienstleister

Fehlende Kommunikation mit Deinem Dienstleister (Freelancer oder Agentur) führt ganz schnell dazu, dass Dein Projekt in die Hose geht.

Damit die Erwartungshaltung und die Kommunikation auf gesunden Standbeinen stehen, empfehle ich folgende Punkte:

  • Formuliere Deine Anforderungen kurz und prägnant als sogenannte User Stories. Diese sind nach dem Muster „als [Rolle] möchte ich [was], damit [warum]“ aufgebaut.
    Angenommen Du willst eine App umsetzen lassen, um Trainingspartner zum gemeinsamen Sport zu finden.
    Dann sieht eine mögliche User Story so aus: „Als Fitnessanfänger möchte ich eine Liste aller Trainingspartner in meiner Umgebung angezeigt bekommen, um mögliche Partner vergleichen zu können“.
    Hieraus leiten sich einige Funktionen ab, z.B. die Umgebungssuche vom eigenen Standort ausgehend in einem bestimmten Radius und die Darstellung einer Suchtrefferliste mit Kurzinfos wie Alter, Geschlecht und Trainingsstatus. Außerdem beschäftigst Du Dich durch die Erstellung von User Stories automatisch Deiner Zielgruppe und nimmst ihre Perspektive ein.
  • Nutze ein Trello Board, um die einzelnen User Stories aufzulisten. Auch andere Aufgaben kannst Du dort reinschreiben. Dein Board kannst Du ganz simpel konfigurieren. Es ist selbsterklärend. Du bist komplett frei, solange Du einsehen kannst, welche Aufgabe auf „To Do“ steht, welche in Arbeit ist und, was bereits abgeschlossen wurde.
  • Verlange von Deinem Auftragnehmer ein kurzes technisches Konzept. Wenn es ein kleines Projekt ist, das Du mit einem Freelancer umsetzt, muss das nicht viel sein. Eine Seite ist oft schon ausreichend sein.
    Welche Technologien sollen eingesetzt werden und wie sieht die Software Architektur aus bzw. welches Shop System wird eingesetzt? Ein ganz grober Projektplan gehört auch ebenfalls dazu.
    Ein solches Dokument gibt Dir eine gewisse Sicherheit und falls Du den Dienstleister einmal wechselst, hast Du etwas an der Hand.
  • Vereinbare daily / weekly „Standup Meetings“ (z.B. über Skype oder Slack). Ein Standup Meeting findet regelmäßig statt und dreht sich um 2 Fragen:
    Was ist seit dem letzten Standup passiert? Welche Aufgaben werden jetzt angegangen?
    Es soll bewusst kurzgehalten sein. Wenn Du mit nur einem Freelancer arbeitest, reicht ein wöchentliches Standup mit einer Dauer von 5-10 Minuten aus.
  • Kläre von Anfang an ab, wie die Arbeitsergebnisse zugestellt werden.
    Wenn Du von Web-Technologie keine Ahnung hast, muss Dein Dienstleister die Arbeitsergebnisse selbst live schalten.
    Ansonsten hast Du ein tolles Webprojekt zugeschickt bekommen und weißt nicht, was Du damit anfangen sollst.
    Wahrscheinlich wirst Du Web Space bei einem Hoster buchen. Bespreche mit Deinem Dienstleister, welche Zugänge er braucht – und vergiss nicht, alle Zugänge des Dienstleisters wieder zu entfernen, wenn die Zusammenarbeit endet!

Best Practice Tipp:

Wenn Du ein komplexes Web- oder Softwareprojekt umsetzen willst, sind Basiskenntnisse sehr nützlich.

Falls Du keine Zeit hast, Dir diese anzueignen und auch keinen Co-Founder mit passenden Kenntnissen da ist, fordere regelmäßigen Wissenstransfer von Deinem Outsourcing-Partner explizit ein.

Es spricht für einen guten Kommunikationsstil, wenn Dein Outsourcing-Partner einem Laien technische Themen näherbringen kann.
Das ist deshalb auch ein kleiner Test, um Deinen Partner besser beurteilen zu können.

Outsourcing von Web- / Softwareentwicklung mit Freelancern

Freelancer in Deutschland haben natürlich ihre Vorzüge: Gemeinsame Sprache, persönliche Treffen sind einfach möglich, gemeinsame Kultur und dadurch klare und bessere Kommunikation.

Doch am Anfang ist es zu teuer für Dich.

Freelancer für einfachere Webprojekte kannst Du ab 40 Euro pro Stunde bekommen.

Für komplexere Aufgaben werden auch 60 bis 80 Euro pro Stunde veranschlagt.

In Osteuropa und Russland sieht das schon deutlich anders aus.

Zwischen 8 und 20 Euro bewegen sich die Stundenpreise nach meinen Erfahrungen

Für 10-12 € kann man schon jemanden finden, der eine gute Arbeit abliefert und akzeptables Englisch spricht.

Noch günstiger kann es in Indien, Pakistan oder vergleichbaren Ländern gehen. Pass hierbei aber noch genauer auf, denn die Kommunikation gestaltet sich oft noch viel schwieriger!

Ich bevorzuge deshalb Anbieter aus Osteuropa und Russland, selbst wenn der Stundensatz ein paar Euro höher ist.

Rechtlich solltest Du einen Rahmenvertrag mit dem Freelancer vereinbaren.

Der kann ganz simpel sein und muss den Schutz aller Erzeugnisse für Dich beinhalten, den Stundensatz und den groben Aufgabenbereich abdecken.

Als Gerichtsstand gilt Deutschland und ein (ganz einfaches) monatliches Reporting der abgeleisteten Arbeit kann vereinbart werden sowie die Abwicklung aller Zahlungen in Euro.

Sei dir aber im Klaren, dass Du im Streitfall wahrscheinlich nichts einklagen kannst.

Die Summen sind zu gering und der Freelancer sitzt im Ausland. Ärgerlich, aber da ist bei kleinen Aufträgen meist nicht viel zu machen.

Der Vertrag ist deshalb nur eine Hilfe und steckt den Rahmen der Zusammenarbeit ab.

Freiberufler selbst suchen oder über eine Plattform finden?

Wenn Du mit solchen Verträgen keinerlei Erfahrung hast, nutze für die ersten Aufträge eine der vielen Plattformen, auf denen Du Freiberufler finden kannst (eine Auswahl dazu weiter unten).

Die Plattform kümmert sich um das Rechtliche und die Recherche ist auch viel einfacher.

Um ein böses Erwachen zu verhindern, solltest Du Dir Arbeitsergebnisse in kurzen Zyklen zuschicken und evtl. demonstrieren lassen. Alle 2 Wochen ist ein guter Zeitraum hierfür.

So ist der Worst-Case nicht so schlimm und Du kannst rechtzeitig die Reißleine ziehen.

Bei größeren Projekten kannst Du Dir von potentiellen Freelancern außerdem Referenzen schicken lassen (d.h. frühere Kundenprojekte anschauen) und bei Bedarf bei früheren Kunden nachfragen, wie zufrieden sie waren.

Welche Plattformen gibt es, um Freelancer zu finden?

Es gibt viele Plattformen, um Freelancer zu finden!

Recherchier mal selber ein bisschen und Du stößt auf noch mehr Portale für internationale Freiberufler…

  • twago.com
  • freelancer.com
  • fiverr.com

IT-Outsourcing über Nearshore Software Agenturen für größere Web-Projekte

Der große Bruder des IT-Outsourcing über einen Freelancer, ist die Beauftragung einer Nearshore Software Agentur.

„Nearshoring“ bezieht sich auf das Auslagern ins nahe Ausland, somit im Regelfall nach Osteuropa oder Russland.

Eine Agentur lohnt sich nur für größere digitale Projekte, für die Du mehrere Entwickler brauchst.

Stundensätze liegen hier bei 20 bis 40 Euro.

Nearshoring über eine Software-Agentur: Vorteile

  • Für große Projekte steht genug Manpower bereit: Du kannst ein Team aus 2 oder mehreren Entwicklern beauftragen und das Team bei Bedarf nach oben oder unten skalieren
  • Du hast einen dezidierten Ansprechpartner, der die Rolle des Projektmanagers einnimmt. Dadurch hast Du eine höhere Erreichbarkeit bei Deinem Partner, während ein Freelancer auch mal „verschwinden“ kann (z.B. unangekündigt Urlaub oder Krankheit)
  • Die Beratungsleistung einer guten (!) Agentur ist bei großen Projekten höher. Das bezieht sich auf das Umsetzen von komplexen Webprojekten, dem Teamaufbau und das Einhalten von Qualitätsstandards.

Nearshoring über eine Software-Agentur: Nachteile

  • Es ist teurer!
  • Auf den Vertrag musst Du größeres Augenmerk legen. Agenturen haben Standardverträge. Diese können durchaus gut sein, aber überprüfe ihn ganz genau – bei Bedarf durch einen Anwalt. Hier geht es schließlich um mehr Geld als bei einem einzelnen Freiberufler.
  • Das Risiko ist höher. Denn auch bei Agenturen gibt es viel Fallobst. Aber im Gegensatz zum Freelancer ist der Verlust bei einem großen Projekt größer.

Vereinbare beim Nearshoring über eine Agentur, wie beim Freelancer auch, die Lieferung von Ergebnissen alle 2 Wochen.

Starte außerdem mit einem kleinen Testprojekt, bevor Du irgendwas Größeres vereinbarst.

Du solltest außerdem als Abrechnungsmodus einen Fixpreis vereinbaren.

Das alternative Modell „Time & Material“ (Einkaufen eines Stundenkontingents für einen bestimmten Zeitraum) ist zu Beginn viel zu risikoreich!

Outsourcing Best Practice
Dieser Artikel beschreibt meine eigenen Erfahrungen.
 
Ich habe mehrjährig mit Nearshore Web- / Software-Agenturen zusammengearbeitet und bin Partner der Agentur OSTD Labs aus Russland.
 


 
Du hast ein Projekt und denkst über Outsourcing nach? Lass uns ins Gespräch kommen..

Fazit: Welche Outsourcing Variante kommt für Dich in Frage?

Das kommt ganz darauf an, welches Projekt Du im Sinn hast und wie viel Geld Du in den Pott werfen willst 😊

Als Sidepreneur neben dem Vollzeit-Job und als Gründer mit einem Small Business Konzept reicht ein Freelancer allemal.

Das Risiko ist nicht so hoch, die Kosten überschaubar und Du kannst erste Erfahrungen mit dem IT-Outsourcing machen.

Geht es in Richtung Digitales Startup, evtl. mit erster Finanzierung durch einen Business Angel, ist Nearshoring über eine Agentur interessant für Dich.

Du willst schließlich schnell Skalieren und Konkurrenz hinter Dich lassen. Und bei komplexeren Projekten brauchst Du sowieso schon früh ein richtiges Entwickler-Team.

Hast Du bereits Erfahrungen mit Freelancern oder Agenturen im Ausland gemacht? Warst Du zufrieden oder war es ein Griff ins Klo? Ich bin gespannt darauf, welche Erfahrungen Du gemacht hast.

 

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